२५ जेठ २०८३, सोमबार
सरकारी कार्यालयका हाकिमहरूको टेबलमा थन्किने फाइल एक साताभित्र क्लियर नगरे अब विभागीय कारबाही भोग्नुपर्ने भएको छ ।
अब कुनै पनि कर्मचारीले जानाजान फाइल थन्क्याएको पाइए, अनावश्यक ढिलाइ गरेको पाइए वा जिम्मेवारीबाट पन्छिने गरेको पाइए तत्काल विभागीय कारबाही हुनेछ ।
प्रधानमन्त्री बालेन्द्र शाहको निर्देशनमा अहिले देशभरका सरकारी कार्यालयहरूमा ‘शून्य बाँकी फाइल सप्ताह’ अभियान चलेको छ ।
त्यो अभियानलाई प्रभावकारी रूपले सञ्चालन गर्न प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषद कार्यालयले चैत २७ गते नै निर्णय गरी देशभरका सबै सरकारी कार्यालयमा परिपत्र गरिसकेको छ ।
सरकारी कार्यालयमा दर्ता भएका फाइल, शुरूआत भएका टिप्पणी लगायत अन्य फाइलहरू विभिन्न तह र टेबलमा अनावश्यकरूपमा थन्किने गरेका छन् ।
त्यस्ता फाइलमा समयमै हुनुपर्ने निर्णय नगरी ढिलाइ गर्ने गरिएको छ । आफूलाई कानूनले दिएको अधिकार प्रयोग नगरी खरिदार, सुब्बा सा’ब, शाखा अधिकृतदेखि सचिवसम्मले फाइल अड्काइदिने गरेका हुन्छन् ।
कतिपय अवस्थामा कानूनबाटै प्रदान भएको अख्तियारीलाई समेत नजरन्दाज गरी राय लिने नाममा फाइल माथिल्लो तहमा पठाइदिने प्रवृत्ति छ ।
परिणामस्वरूप सेवाप्रवाह प्रभावित हुने गरेको छ । त्यही अवस्थालाई निराकरण गर्नका लागि प्रधानमन्त्री बालेन शाहले सबै सरकारी कार्यालयहरूमा ‘शून्य बाँकी फाइल सप्ताह अभियान’ सञ्चालन गरेका छन् ।
चैत ३० गतेदेखि वैशाख ७ गतेसम्म अहिले प्रथम चरणमा शून्य बाँकी फाइल सप्ताह कार्यान्वयनको चरणमा छ ।
कुनै पनि चालु अवस्थामा रहेका फाइल अनिश्चित समयसम्म अड्केर नबसोस्, जिम्मेवारी स्पष्ट होस् र काम हुने वा नहुने विषयको समयमै टुङ्गो लागोस् भन्ने उद्देश्यले अभियान सञ्चालनमा ल्याइएको हो ।
यो सप्ताहमा यस्तो छ'अफिसवर्कको शेड्य्युल'
सबैभन्दा पहिले कार्यालयमा थन्किएका तथा अनिर्णित फाइलको पक्रिया पूरा गरी शीघ्र टुंगो लगाउन निर्देशन दिइएको छ ।
प्रत्येक कार्यालय, महाशाखा, शाखा वा एकाइले दैनिकरूपमा फाइलको स्थितिबारे 'चेक लिस्ट' अर्थात् सूची तयार गर्नुपर्ने हुन्छ ।
फाइलको दर्ता नम्बर, दर्ता मिति, टिप्पणी/फाइलको विषय, हाल फाइल रहेको टेबल वा त्यसका लागि जिम्मेवार कर्मचारी वा पदाधिकारी को हुन् भन्ने कुरा 'चेक लिस्ट'मा अनिवार्य समावेश गर्नुपर्छ ।
त्यसैगरी, टेबल वा तहमा फाइल बसेको दिन संख्या, कुल पेन्डिङ दिन, फाइलको हालको प्रगतिको अवस्था, ढिलाइ हुनाको कारण र निर्णय हुने अपेक्षित मिति समेत त्यो चेकलिस्टमा उल्लेख गर्नुपर्ने हुन्छ ।
कुन फाइल कसको टेबल वा तहमा कति दिन रह्यो भन्ने अभिलेख राख्नुपर्ने हुन्छ । अर्थात्, 'फाइल ट्रयाकिङ' गर्नुपर्ने हुन्छ ।
हरेक कार्यालयले स्पष्ट रूपमा देखिने गरी कुन फाइल कहाँ, कसको जिम्मामा, कति दिनदेखि रहेको छ भन्ने विवरण दैनिक अद्यावधिक गर्नुपर्ने मार्गदर्शनमा उल्लेख छ ।
एकै टेबल वा तहमा तीन दिनभन्दा बढी रोकिएका फाइलमा सम्बन्धित शाखा प्रमुख वा जिम्मेवार अधिकारीले कारण समीक्षा गरी तुरुन्त निर्णय वा कार्यान्वयन प्रक्रियामा अगाडि बढाउनुपर्ने हुन्छ ।
त्यसैगरी, सात दिनभन्दा बढी रोकिएका फाइलमा महाशाखा प्रमुख वा कार्यालय प्रमुखस्तरबाट अनिवार्य समीक्षा गरी ढिलाइको कारण पत्ता लगाउनुपर्ने हुन्छ ।
त्यसका लागि जिम्मेवार पक्ष को हो त्यो पनि स्पष्ट गरेर टुंग्याउने समयसीमा तोक्नुपर्ने मार्गनिर्देशनमा उल्लेख छ ।
पन्ध्र दिनभन्दा बढी रोकिएका फाइलहरूलाई उच्च प्राथमिकतामा राखी विशेषरूपमा समीक्षा गर्नुपर्ने हुन्छ ।
मार्गनिर्देशनअनुसार यस्ता फाइलका हकमा तत्काल निर्णय गर्न स्पष्ट निर्देशन गर्ने, थप कागजात आवश्यक नए एकमुष्ट माग गर्ने वा काम नहुने भए कारणसहित फाइल बन्द वा फर्छ्यौट गर्नुपर्ने हुन्छ ।
त्यसैगरी, निर्णय गर्न मिल्ने विषय अनावश्यक रूपमा माथि नपठाउन समेत निर्देशन दिइएको छ । जुन विषय सम्बन्धित महाशाखा, शाखा, एकाइ वा अधिकारीले प्रचलित कानून वा प्रत्यायोजित अधिकारबमोजिम निर्णय गर्न सक्छन्, त्यस्तो विषय अनावश्यक रूपमा माथिल्लो तहमा पठाउने प्रवृत्ति तत्काल रोक्नुपर्ने मार्गनिर्देशनमा उल्लेख छ ।
त्यसैगरी, काम हुने वा नहुने कस्तो फाइल हो त्यसको विषयमा समेत टुंगो लगाउनु पर्ने हुन्छ । फाइललाई अनिश्चित रूपमा रोकिनराख्नका लागि काम हुने फाइलमा निर्णय प्रक्रिया अगाडि बढाउने, कागजात अपुग भए एकैपटक स्पष्ट जानकारी दिने वा काम नहुने विषय भए कारणसहित फाइल टुंग्याउनुपर्ने मार्गनिर्देशनमा उल्लेख छ ।
यी सबै काम गर्नका लागि कार्यालय प्रमुखको संयोजकत्वमा शून्य बाँकी फाइल सप्ताह अभियान समन्वय समिति छ ।
त्यस समन्वय समितिमा सम्बन्धित महाशाखा प्रमुखहरू, प्रशासन शाखा प्रमुख, योजना/अनुगमन शाखा प्रमुख, सूचना प्रविधि/ई-फाइल प्रतिनिधि सदस्य रहने व्यवस्था गरिएको छ ।
कार्यालय प्रमुखले तोकेको कर्मचारी भने त्यस समितिको सदस्य सचिव रहनेछन् । फाइल फर्छ्यौट गर्दा निर्णययोग्य फाइलको हकमा सम्बन्धित अधिकारीले कानूनी अधिकारभित्र रही शीघ्र निर्णय गर्न मार्गनिर्देशनमा भनिएको छ ।
अपुग कागजात भएको फाइलमा एकैपटक आवश्यक कागजातको स्पष्ट सूची माग गर्ने तथा पटक–पटक झञ्झट नदिन निर्देशन दिइएको छ ।
राय/समन्वय आवश्यक पर्ने फाइल सम्बन्धित निकाय वा पदाधिकारीबाट यथाशीघ्र राय लिई वा समन्वय गरी टुङ्गोमा पुर्याउन भनिएको छ ।
नीतिगत वा माथिल्लो तहको निर्णय आवश्यक पर्ने फाइलको हकमा माथिल्लो तहमा किन पठाउनु परेको हो भन्ने स्पष्ट कारणसहितको टिप्पणी मात्र पठाउन भनिएको छ ।
काम नहुने फाइलको हकमा कारण, कानूनी आधार वा अपूरो अवस्थाको बारेमा स्पष्ट उल्लेख गरी फर्छ्यौट गर्न निर्देशन दिइएको छ ।
अभियान अवधिभर प्रत्येक कार्यालयले दैनिक प्रगति विवरण राखुपर्नेछ। अभियान समाप्त भएपछि संघीय मन्त्रालय अन्तर्गतका कार्यालयहरूले सम्बन्धित मन्त्रालयमा, मन्त्रालयहरूले प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषदको कार्यालयमा प्रतिवेदन पेश गर्नुपर्ने हुन्छ ।
त्यसैगरी, स्थानीय तहहरूले संघीय मामिला तथा सामान्य प्रशासन मन्त्रालयमा, प्रदेश सरकार अन्तर्गतका कार्यालयहरूले सम्बन्धित प्रदेश मन्त्रालयमा र प्रदेश मन्त्रालयहरूले सम्बन्धित प्रदेशको मुख्यमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषद कार्यालयमा विवरण समेटी समग्र प्रतिवेदन पेश गर्नुपर्ने हुन्छ ।
अभियान प्रभावकारी रूपमा सम्पन्न गर्ने शाखा वा कर्मचारीलाई प्रशंसा, प्रमाणपत्र वा उपयुक्त प्रोत्साहन गरिनेछ । तर, जानाजान फाइल थन्काउने, अनावश्यक ढिलाइ गर्ने वा जिम्मेवारीबाट पन्छिने कर्मचारीको हकमा प्रचलित कानूनबमोजिम विभागीय कारबाहीको प्रक्रिया अगाडि बढाउन सकिने पनि मार्गनिर्देशनमा स्पष्ट उल्लेख छ ।
यस मार्गदर्शनको कार्यान्वयनमा कुनै बाधा, अड्काउ वा अन्योल उत्पन्न भएमा कार्यालय प्रमुख वा सम्बन्धित निकायले यस मार्गदर्शनको उद्देश्य अनुकूल हुने गरी निर्णय गरी बाधा अड्काउ फुकाउन सक्नेछ ।
यो अभियान अहिले कसरी सञ्चालन भैरहेको छ त ? यसले कस्तो परिणाम दिन थालेको छ त ? बुझ्नका लागि हामीले विभिन्न मन्त्रालयलाई सोधेका थियौं ।
प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषद कार्यालयका प्रवक्ता हेमराज आचार्यले पहिलो चरणमा एउटा कार्यविधि जस्तो मार्गदर्शन बनाएर सबै कार्यालयलाई पठाइएको बताउँछन् । अहिले दैनिकरूपमा सबै कार्यालयहरूले रिपोर्ट बनाएर कार्यालयमा राख्ने गरेको उनले बताए ।
७ गते पहिलो चरणमा अभियान सकिएपछि के कस्तो काम भयो भन्ने कुराको रिपोर्ट आउने उनले बताए ।
त्यसैगरी, संस्कृति, पर्यटन तथा नागरिक उड्डयन मन्त्रालयका प्रवक्ता जयनारायण आचार्य प्रधानमन्त्री कार्यालयबाट परिपत्र आएकै दिन सबै महाशाखा सम्मिलित सिनियर म्यानेजमेन्ट टीम (एसएमटी) को बैठक बसेको बताए । त्यही किसिमले मन्त्रालयले पनि मातहतको कार्यालयहरूमा परिपत्र गरेको उनले खुलाए ।
मन्त्रालयमा अहिले कुनै पनि फाइल पेन्डिङ नरहेको उनको जिकिर छ ।
त्यसैगरी, सञ्चार, सूचना तथा प्रविधि मन्त्रालयका प्रवक्ता उदय राना मगर सर्टेन डकुमेन्ट वा प्रक्रिया पुर्याउनुपर्ने बाहेकका अरू फाइलहरू बाँकी नरहेको बताउँछन् । सबैले त्यही दिनको काम त्यही दिनमा सल्टाउने गरेको तथा मातहतका कार्यालयले पनि त्यही गरिराखेको उनले बताए ।
कृषि तथा पशुपन्छी विकास मन्त्रालयकी प्रवक्ता डा. जानुका पण्डितले पनि प्रधानमन्त्री कार्यालयको परिपत्रअनुसार मन्त्रालय र मातहतका निकायहरूमा काम भैरहेको बताउँछिन् ।
अहिले देशभरको सरकारी कार्यालयहरूमा यो अभियान सञ्चालन भएको छ । वैशाख ७ गते पहिलो चरणको यो अभियान सकिएपछि पेन्डिङ फाइलको संख्या उल्लेख्य रूपमा घट्ने प्रधानमन्त्री कार्यालयको अनुमान छ ।
यो अभियानपछि पनि निरन्तर सञ्चालन रहिरहने हुनाले अभियानले कर्मचारीको जिम्मेवारी स्पष्ट हुने, निर्णय प्रक्रियामा गति आउने, सेवा प्रवाहमा सुधार हुने, कार्यालयमा फाइल थन्किने संस्कारमा कमी आउने प्रधानमन्त्री कार्यालयको अपेक्षा छ ।
अभियानको परिणाम कस्तो आउला भन्ने हेर्न भने केही दिन कुर्नुपर्ने हुन्छ ।
हेर्नुहोस् भिडियो :
